Gérer son association ou entreprise avec Dolibarr

Référence DOLIBARR01.

Tout projet d'entreprise s'inscrit dans un système de relations complexes impliquant partenaires, fournisseurs, clients, salariés, bénévoles, etc. Il faut gérer les interactions au mieux tout en respectant la réglementation et les obligations réglementaires de l'activité.

La mise en place d'un système de gestion intégré permet de :

suivre et planifier l'activité,

gérer les relations avec tous les acteurs,

anticiper et tracer les dépenses et recettes générées par l'activité.

Animé par un praticien expérimenté, ce séminaire vous permettra de disposer d'un outil de gestion performant : le logiciel libre Dolibarr.

Objectifs à atteindre à l'issue de la formation

À l'issue de cette formation vous pourrez :

expliquer en quelques phrases ce qu'est un outil de gestion intégré et ses fonctions principales

définir le cahier des charges de votre outil

organiser les activités et les contributeurs du projet

installer et configurer le logiciel Dolibarr

utiliser les modules nécessaires à votre activité

personnaliser les module en fonction de vos règles de gestion

administrer le logiciel Dolibarr

Pré-requis obligatoire de la formation

Appétence pour les connaissances exposées dans cette formation.
Disposer d'un ordinateur (nécessaire à la formation).
En option, avoir déjà utilisé un logiciel de gestion, par exemple avoir géré un fichier de données avec un tableur ou une base de données.

Pour qui ?

Cette formation s'adresse

aux entrepreneurs, associations, coopératives qui souhaitent mettre en place un outil numérique facilitant la gestion des relations avec les acteurs, permettant de suivre les projets, les dépenses et recette, la comptabilité.

aux personnes qui veulent comprendre les principes de base des outils de gestion intégrés, et utiliser de façon efficace ce type de logiciel.

Durée en heures et en jour(s) pour la formation

De 4 à 10 jours. (28 h à 70 h) → formation extensible en fonction du nombre de modules Dolibarr à mettre en oeuvre.

La formation peut s'effectuer de façon discontinue par demi-journée avec temps de mise en pratique entre deux sessions.

Contenu détaillé de la formation

Tronc commun à toute formation (3j)

L'entreprise et sa gestion

Approche systémique de l'entreprise

Les flux

Les acteurs

Les activités

Les obligations légales

Les domaines de gestion

Comprendre la gestion d'entreprise informatisée

Les objectifs : efficacité, traçabilité

Fonctions principales d'un outil de gestion,

Règles d'usage, les différents niveaux d'utilisation

La mise en place

S'organiser pour bien gérer

Définir le projet (ce que vous voulez faire)

Identifier les acteurs et les flux

Décliner les activités à réaliser

Identifier des rôles et rédiger un cadre de travail

Motiver les acteurs

Identifier les techniques et outils à mettre en œuvre.

Installer Dolibarr

Processus d'installation

Configuration par défaut

Prise en main, utilisation de l'interface

Gestion des utilisateurs et des groupes

Configurer Dolibarr

L'organisation

Panorama des modules

Principes d'activation, paramétrage, désactivation d'un module

Le tableau de bord, personnalisation

Apparence de l'interface (style)

Administrer Dolibarr

Panorama des tâches d'administration

Sauvegarde et restauration

Mise à jour

Accès aux ressources et à la documentation

Forces et faiblesses de Dolibarr

Modules proposés en fonction de l'activité de l'association ou de l'entreprise. De 1/2 à 2 journées de formation suivant les modules

Gestion avancées des utilisateurs et des groupes

Droits d'accès

Congés et notes de frais

Gestion des adhérents d'association

Adhésion et cotisation

catégories d'adhérent

Envoi de courriel aux adhérents

Gestion des tiers (clients, fournisseurs, partenaires, etc)

gérer les rôles : prospects, clients, fournisseur, etc.

gérer les contacts

gérer les évènements contractuels : propositions, commandes, contrats, factures, expéditions, livraisons, interventions.

Gestion des projets et de l'agenda collaboratif

gérer son activité : projets et évènements internes

gérer la relation avec les tiers : projets et évènements externes

Gestion des produits et services

gérer son catalogue de produits et services

fixer ses prix, suivre ses marges

gérer son stock de produits

Gestion des documents

Générer les documents contractuels automatiquement

Personnaliser les documents contractuels

Stocker et partager des documents

Gestion financière

Gérer les flux financiers liés aux activités

Gérer les comptes bancaires et de caisses

Catégoriser les dépenses et recettes

Comptabilité

Générer les écritures comptables

Tenir les journaux comptable et le grand livre

Équilibrer les comptes

Générer un compte de résultat

Exporter le grand livre

Les moyens pédagogiques utilisés

Exploration des sujets à partir de questionnements de l'animateur

Mise en forme de schéma ou grille de synthèse en groupe de travail

Restitution des travaux au collectif

Distribution d'un “corrigé” du schéma ou de la grille par l'animateur et discussions/annotations

Exercice de mise en pratique à partir des projets des stagiaires

Réalisation individuelle ou par binôme, pendant ou entre les séances de formation

Présentation des livrables au collectif avec liste des astuces et difficultés éprouvées

Évaluation collective des livrables, suggestions d'améliorations et pistes de progression

Quiz de fin de module avec auto-correction.

Les moyens logistiques à disposition

Support de formation pour chaque module.

Projeté à l'écran par l'animateur

Transmis au format PDF aux participants en fin de module.

Accès a un environnement Dolibarr vierge mis en place lors de la formation

Accès à la documentation en ligne de Dolibarr

Fiches d'exercices

Schéma ou grille de synthèse des concepts abordés à compléter ou à annoter

Tâches de gestion à réaliser avec Dolibarr

Activation et paramétrage de modules Dolibarr

Quiz d'auto-évaluation

Quels sont les plus de cette formation ?

Ayant vu naître l'informatique, et toujours pratiquant, l'animateur utilise quotidiennement Dolibarr pour ses besoins personnels et plusieurs associations.
Il donne une vision globale de l'architecture du logiciel, des prérequis organisationnels au succès du projet. Avec les exercices pratiques, les questionnements et les travaux de groupe vous mettez en œuvre progressivement Dolibarr pour votre projet tout en acquérant les bases du fonctionnement et de l'utilisation du logiciel sans connaissance technique préalable.
Des fiches pratiques et des schémas explicatifs sont fournis.

Modalités d'évaluation de la formation

Avant la formation, questionnaire de positionnement

En début de formation, cadrage des objectifs et contraintes avec l'ensemble des participants

Au cours des modules, exercices en groupe

En fin de chaque module quiz d'auto-évaluation

En fin de formation, questionnaire d'évaluation à chaud

Si la formation est répartie sur plusieurs sessions :

Travaux pratiques à réaliser seul ou en binôme dans l'inter-session

Au début de chaque session, présentation des travaux réalisés, bilan des astuces et difficultés rencontrées.

En fin de session, questionnaire d'évaluation à chaud

Lieu de la formation

Nîmes, Alès, Gard, Occitanie, France entière sur demande.

Modalité de formation

Intra-entreprise ou Inter-entreprise.

Type de formation

Groupe de 4 à 8 personnes. Sur mesure.

Dates

Sur demande.

Autres contenus relatifs aux formations

Choisir et utiliser le logiciel qui vous convient

Communiquer et coopérer avec DokuWiki

Comprendre et maitriser les bases de l'informatique

L'offre de formation

Objectifs pédagogiques

Questionnaire - Analyser un site web

Questionnaire - Votre entreprise

Questionnaire - Vous et l'informatique